Popis řešení
Robotická Procesní Automatizace („RPA“) archivace klientské dokumentace společnosti je provedena na platformě UI Path. Pro OCR je využito Google Cloud Vision a pro analýzu dokumentů Google AutoML Natural Language.

​

Funkcionalita:
Proces je spuštěn uživatelem nebo automaticky v nastavených intervalech. Po spuštění robot projde všechny emaily na emailových adresách, které jsou předmětem procesu, a které byly doručeny v určeném časovém intervalu (defaultně od posledního spuštění robota).

V těchto emailových schránkách vyhledá emaily, které obsahují komunikaci s kterýmkoliv klientem, který je specifikován jako předmět procesu, a stáhne všechny přílohy ve formátech pdf, word (doc, docx), ppt, excel (xlsx, xls). Pokud jsou soubory v zip archivu, je archiv extrahován a relevantní soubory z něj zpracovány.

Soubory z příloh jsou uloženy ke zpracování do dočasného úložiště na disku, které je po zpracování smazáno.

Všechny zpracované emaily jsou uloženy v logu s detaily pro supervizi procesu, stejně jako neúspěšné transakce.

Po uložení všech relevantních souborů probíhá jejich zpracování. Robot přiřadí email k zákazníkovi, načte obsah dokumentu a dle obsahu se pokusí:
- Nalézt a zpracovat název dokumentu (např. Smlouva o dílo)
- Nalézt a zpracovat subjekty (např. strany smlouvy)
- Určit a přiřadit jazyk dokumentu (např. čeština)
a vytvoří název dokumentu k uložení dle interní normy:
YYmmDD_Název Dokumentu_Strana1_Strana2_jazyk.*,
(např: 200610_Kupní Smlouva_Acme Corp_Jan Novák_cz.pdf)

Následně se dokument pod novým názvem uloží na sdílený Google Drive do složky zákazníka.

​

Pokud složka nebo podsložka klienta neexistuje, je robotem vytvořena. Pokud existuje soubor se stejným názvem, je přepsán novou verzí.

Všechny zpracované dokumenty jsou uloženy v logu s detailem transakce

Popis řešení

RPA automatizace zpracování přijatých faktur je řešena na platformě UI Path. OCR engine je Google Cloud Vision, klasifikace dokumentů je řešena na UI Path a zpracování faktur používá engine Rossum nebo interní engine UI Path v závislosti na objemu, variabilitě dokumentů a jazykové verzi.

​

Funkcionalita

Proces je spuštěn uživatelem ("Attended automation") nebo v daný čas či časovém intervalu ("Unattended automation").

​

Faktury jsou ve formátu pdf, Word, Excel, obrázek zasílány dodavateli do určené emailové schránky (fakturace@firma.cz).

​

Robot projde všechny nepřečtené emaily ve schránce. Pokud má email přílohu v daném formátu, je příloha stažena do dočasného úložiště, dokument je přečten (OCR) a klasifikován dle typu (faktura CZ, faktura ENG, upomínka faktury atd.).

​

Pokud je klasifikace úspěšná, je dokumentu přiděleno interní číslo a je uložen do centrálního úložiště společnosti (LAN server nebo cloud) a dokument je z dočasného úložiště odstraněn.

​

Neklasifikované dokumenty (pokud se vyskytnou) jsou zaslány emailem k ručnímu zpracování určeným pracovníkem. Typicky se jedná o dokumenty, které nejsou faktury, a jsou do schránky doručeny jako nevyžádaná pošta nebo omylem.

​

Dokument je poté odeslán ke zpracování AI enginem (Rossum nebo UI Path), který extrahuje všechny určené relevantní položky faktury.

​

Pokud jsou položky faktury přečteny s vyšší než předdefinovanou spolehlivostí, jsou uloženy k zavedení do ERP systému společnosti (libovolný ERP SW). Pokud je spolehlivost přečtení položek nižší než daný limit, jsou faktury připraveny k validaci uživatelem a uloženy po ověření.

​

Následně jsou přečtené položky faktury zavedeny do ERP systému přes API nebo s použitím automatizace přes UI. 

​