01

ROBOTICKÁ

ARCHIVACE DOKUMENTŮ

Popis řešení
Robotická Procesní Automatizace („RPA“) archivace klientské dokumentace společnosti je provedena na platformě UI Path. Pro OCR je využito Google Cloud Vision a pro analýzu dokumentů Google AutoML Natural Language.

Funkcionalita:
Proces je spuštěn uživatelem nebo automaticky v nastavených intervalech. Po spuštění robot projde všechny emaily na emailových adresách, které jsou předmětem procesu, a které byly doručeny v určeném časovém intervalu (defaultně od posledního spuštění robota).


V těchto emailových schránkách vyhledá emaily, které obsahují komunikaci s kterýmkoliv klientem, který je specifikován jako předmět procesu, a stáhne všechny přílohy ve formátech pdf, word (doc, docx), ppt, excel (xlsx, xls). Pokud jsou soubory v zip archivu, je archiv extrahován a relevantní soubory z něj zpracovány.


Soubory z příloh jsou uloženy ke zpracování do dočasného úložiště na disku, které je po zpracování smazáno.


Všechny zpracované emaily jsou uloženy v logu s detaily pro supervizi procesu, stejně jako neúspěšné transakce.


Po uložení všech relevantních souborů probíhá jejich zpracování. Robot přiřadí email k zákazníkovi, načte obsah dokumentu a dle obsahu se pokusí:
- Nalézt a zpracovat název dokumentu (např. Smlouva o dílo)
- Nalézt a zpracovat subjekty (např. strany smlouvy)
- Určit a přiřadit jazyk dokumentu (např. čeština)
a vytvoří název dokumentu k uložení dle interní normy:
YYmmDD_Název Dokumentu_Strana1_Strana2_jazyk.*,
(např: 200610_Kupní Smlouva_Acme Corp_Jan Novák_cz.pdf)


Následně se dokument pod novým názvem uloží na sdílený Google Drive do složky zákazníka.

Pokud složka nebo podsložka klienta neexistuje, je robotem vytvořena. Pokud existuje soubor se stejným názvem, je přepsán novou verzí.


Všechny zpracované dokumenty jsou uloženy v logu s detailem transakce

02

ROBOTICKÉ

ZPRACOVÁNÍ PŘIJATÝCH FAKTUR

Popis řešení

RPA automatizace zpracování přijatých faktur je řešena na platformě UI Path. OCR engine je Google Cloud Vision, klasifikace dokumentů je řešena na UI Path a zpracování faktur používá engine Rossum nebo interní engine UI Path v závislosti na objemu, variabilitě dokumentů a jazykové verzi.

Funkcionalita

Proces je spuštěn uživatelem ("Attended automation") nebo v daný čas či časovém intervalu ("Unattended automation").

Faktury jsou ve formátu pdf, Word, Excel, obrázek zasílány dodavateli do určené emailové schránky (fakturace@firma.cz).

Robot projde všechny nepřečtené emaily ve schránce. Pokud má email přílohu v daném formátu, je příloha stažena do dočasného úložiště, dokument je přečten (OCR) a klasifikován dle typu (faktura CZ, faktura ENG, upomínka faktury atd.).

Pokud je klasifikace úspěšná, je dokumentu přiděleno interní číslo a je uložen do centrálního úložiště společnosti (LAN server nebo cloud) a dokument je z dočasného úložiště odstraněn.

Neklasifikované dokumenty (pokud se vyskytnou) jsou zaslány emailem k ručnímu zpracování určeným pracovníkem. Typicky se jedná o dokumenty, které nejsou faktury, a jsou do schránky doručeny jako nevyžádaná pošta nebo omylem.

Dokument je poté odeslán ke zpracování AI enginem (Rossum nebo UI Path), který extrahuje všechny určené relevantní položky faktury.

Pokud jsou položky faktury přečteny s vyšší než předdefinovanou spolehlivostí, jsou uloženy k zavedení do ERP systému společnosti (libovolný ERP SW). Pokud je spolehlivost přečtení položek nižší než daný limit, jsou faktury připraveny k validaci uživatelem a uloženy po ověření.

Následně jsou přečtené položky faktury zavedeny do ERP systému přes API nebo s použitím automatizace přes UI.