V rámci podpory OSVČ pro zmírnění dopadů epidemie Covid 19 mohou OSVČ žádat o kompenzační bonus. Podání žádosti je možné datovou schránkou (mimo jiné), která umožní získat číslo datové zprávy pro pozdější případné dohledání žádosti.
Vzhledem k tomu, že je možné podat žádost datovou schránkou třetí osoby (např. spolupracující účetní firmy, advokátní kanceláře atd.), která může obsluhovat desítky až stovky zákazníků OSVČ, provedli jsme pro naše zákazníky automatizaci procesu.
PROCES PODÁNÍ
Náležitosti podání: Pro platné podání žádosti datovou schránkou třetí osoby, je nutné vyplnit žádost (dostupná zde), vytisknout a podepsat. Podepsanou žádost je pak třeba naskenovat/vyfotit a následně je možné odeslat na datovou schránku příslušného Finančního úřadu. Předmět zprávy musí obsahovat text: "Zadost o kompenzaci OSVC".
Problém:
V případě, že účetní/daňová/právní firma spolupracuje s množstvím klientů, OSVČ bez datové schránky, pro které zajišťuje agendu podpor v souvislosti s COVID19 pandemií, je podání žádosti značně pracné a časové náročné.
Průměrný čas na zpracování (AHT) jedné žádosti je dle našeho měření cca. 6 minut. Jedná se o jednoduchou a opakovanou činnost.
Naše řešení: Žadatel (OSVČ bez datové schránky) odešle naskenovanou žádost emailem na dedikovaný mail poskytovatele (test na robot@valuetools.cz), zpět obdrží informační email o úspěšném podání s číslem datové zprávy pro pozdější případnou komunikaci s Finančním úřadem. Pokud nemůže být podání provedeno, je žadatel kontaktován s popisem problému a návrhem řešení.
Průměrný čas automatického zpracování (AHT) žádosti je pod 1 minutu, úspora času oproti ručnímu zpracování je 84%.
Popis procesu: Proces je rozdělen na 2 části- Dispatcher proces a Perfromer proces.
Dispatcher proces
Kontroluje přes IMAP, zda je na dedikovaný email doručena nová zpráva. Při doručení zprávu zkontroluje, zda tato obsahuje přílohu či přílohy v povoleném formátu (všechny formáty obrázku).
Pokud obsahuje zpráva povolenou přílohu, ta je stažena do úložiště společně s informací o emailu odesílatele.
Cesta k dokumentu v úložišti a email odesílatele jsou odeslány jako pracovní položky (Work item) do příslušné řady (Queue) v Orchestrátoru.
Performer proces
Jakmile je v příslušné řadě (Queue) Orchestrátoru zjištěna nová pracovní položka, Orchestrátor ji přidělí ke zpracování volnému robotu (Performer).
Performer otevře soubor s žádostí, s využitím Google Cloud Vision OCR přečte v naskenovaném dokumentu adresu Finančního úřadu, pro který zjistí adresu Datové Schránky.
Přihlásí se do datové schánky odesílatele, kde vyplní v HTML rozhraní (UI) adresu datové schránky cílového Finančního úřadu, povinný předmět ("Zadost o kompenzaci OSVC") a z úložiště souborů připojí příslušnou žádost.
Poté Performer dle nastavení procesu buď žádost odešle nebo vyčká na potvrzení odeslání operátorem (pro kontrolu). Po odeslání přečte číslo datové zprávy a odešle jej emailem spolu s informací o úspěšném podání žádosti.
Výjimky Procesu
Dispatcher
- Email neobsahuje žádnou přílohu, nebo obsahuje nepovolený formát přílohy (Business výjimka), ošetřeno vytvořením logu pro operátora ke kontrole
- Email klient nebo Orchestrátor neodpovídá (Systémová výjimka)
Performer
- Některá z aplikací neodpovídá (GCP OCR, Datová schránka/Browser, Email, Orchestrátor), Systémová výjimka, ošetřeno na provedení 3 pokusů o opakování při selhání
- Dokument neobsahuje žádost nebo je nečitelný (Systémová výjimka,ošetřeno na provedení 3 pokusů o opakování při selhání), následně vytvořen log ke kontrole operátora
Použitá technologie
Robotic Framework: UI Path (Unattended robot, Orchestrator)
Aplikace: Gsuite (email), Internet Explorer (Datové schránky), Excel (info log)
Comments